Yrityksille syntyy arjessa monenlaisia dokumentteja, jotka tulee viimeistään tilinpäätöshetkellä toimittaa kirjanpitoon oikeassa muodossa ja allekirjoitettuina.
Käymme tällä sivulla läpi yhtä vaihtoehtoista ratkaisua nimeltä Visma Sign, jonka avulla dokumentit tulee allekirjoitettua nopeasti ja luotettavasti, ne pysyvät helposti tallessa ja lisäksi ovat helposti toimitettavissa kirjanpitäjälle milloin tahansa.
Mikä on Visma sign?
Visma sign sähköinen allekirjoituspalvelu, jonka avulla voit helposti ja nopeasti huolehtia todennetut allekirjoitukset esimerkiksi kirjanpitoon siirrettävien dokumenttien osalta.
Lisäksi voit käyttää palvelua esimerkiksi asiakassopimusten, osakassopimusten tai vaikkapa työsopimusten laadintaan.
Tiivistettynä sähköistämällä yrityksesi asiakirjojen allekirjoitukset, saat merkittäviä helpotuksia niin asiakirjojen tallennuksen, säilytyksen kuin allekirjoitusten todentamisenkin osalta. Palveluiden hinnoittelu on monesti kappalekohtaista eli käyttö tai käyttöönotto ei vaadi suuria tarpeita tai investointeja.
Lisätietoa palvelusta ja ohjeet käyttöönottoa varten löytyvät täältä.
Seuraavissa kappaleissa käymme tarkemmin läpi asiakkaan ja tilitoimiston yhteistyössä, johon Visma Signin kaltainen sähköinen allekirjoituspalvelu tuo lisäarvoa.
Visma Signin tuomat hyödyt tilitoimiston näkökulmasta
Sähköisen allekirjoituspalvelun edut tilitoimiston näkökulmasta ovat hyvin selvät. Asiakkaan käyttäessä sähköisiä allekirjoituspalveluita on kaikki dokumentit toimitettavissa aiempaa nopeammin tilitoimistoon. Ne ovat lähtökohtaisesti aina selkeästi luettavia ja lisäksi niiden toimitus onnistuu helposti pidemmänkin ajan päästä, koska ne pysyvät tallessa allekirjoituspalvelussa.
Mistä asiakirjoista tai dokumenteista tässä yhteydessä puhutaan?
Yrityksillä on toiminnan alusta alkaen esimerkiksi kirjanpitolain ja kirjanpitoasetusten tuomien velvoitteiden myötä oltava asianmukaiset dokumentit kaikista vaadittavista asioista.
Esimerkkejä tällaisista dokumenteista ovat esimerkiksi seuraavat:
- Hallituksen kokousten pöytäkirjat
- Erilaiset lainadokumentit tai muut rahoituksen asiakirjat
- Kauppakirjat
Tarve näihin tulee vastaan viimeistään tilinpäätöksen hetkellä, joka monella yrityksellä keskellä muutenkin kiireistä alkuvuoden työkuormaa.
Lisää erilaisia määräyksiä kirjanpitoon siirrettävien dokumenttien osalta löytyy esimerkiksi kirjanpitolaista sekä kirjanpitoasetuksesta.
Minkälaisiin ongelmiin sähköinen allekirjoituspalvelu vastaa tilitoimiston näkökulmasta?
Tyypillisimmät ongelmat asiakkaidemme kirjanpitoon liitettävien asiakirjojen osalta liittyvät neljään pääongelmaan:
- Dokumentteja ei ole laadittu lainkaan ja ne tehdään yhdessä asiakkaan kanssa jälkikäteen.
- Fyysiset ja allekirjoitetut dokumentit ovat olemassa, mutta niitä ei löydy mistään.
- Dokumentit ovat olemassa allekirjoitettuina, mutta ne on laadittu nopeasti käsin ja niiden sisältö on paikoin epäselvä käsin kirjoitetun aineiston vuoksi tai niiden kunto on heikentynyt, koska niitä on säilytetty huonosti.
- Dokumentit ovat olemassa allekirjoituksineen mutta niistä puuttuu kokonaan päivämäärä.
Sähköisen allekirjoituspalvelun (joista Visma Sign on mainio esimerkki) etuna on se, että nämä kaikki edellä mainitut ongelmat ensimmäistä lukuun ottamatta poistuvat. ¨
Sähköisesti tehdyt asiakirjat pysyvät tallessa Visma Signissa, allekirjoitetuista asiakirjoista käy selkeästi ilmi allekirjoittajat ja päivämäärät sekä yleisesti asiakirjat on laadittu koneellisesti eli niiden sisällöstä saa myös hyvin selvää.