Oletko kenties törmännyt termiin verkkolasku tai onko esimerkiksi asiakkaasi pyytänyt sinua lähettämään laskun sähköisesti verkkolaskuna? Tämä on tapahtunut usealle yrittäjälle viimeistään viimeisien vuosien aikana yhä useammin. Verkkolaskutus on yleistynyt viimeisinä vuosina selkeästi yritysten ottaessa käyttöön sähköisiä laskutuksen järjestelmiä sekä automatisoidessaan ja helpottaessaan saapuvien ostolaskujen käsittelyä.
Käymme tällä sivulla tarkemmin läpi, mistä verkkolaskutuksessa on kysymys ja miten se itse asiassa helpottaa merkittävästi arkea.
Tervetuloa tutustumaan aiheeseen tarkemmin!
Mikä on verkkolasku?
Verkkolasku on terminä mahdollisesti hieman harhaanjohtava ja saattaa aiheuttaa pohdintaa, että mistä tarkalleen ottaen on kyse ja miten lasku itseasiassa eroaa tavallisesta laskusta?
Käytännön tasollahan verkkolasku on kuitenkin ihan tavallinen lasku, joka lähetetään aiemmin totutusta tavasta poiketen asiakkaille kuitenkin sähköisesti eri järjestelmien välillä ja välittäjien eli ns. operaattoreiden avulla.
Teknisesti yleisin käytetty verkkolaskuformaatti on finvoice, joka on síis käytännössä tekninen tapa esittää kuvat ja asiat teknisesti samalla tavalla. Tämä mahdollistaa niiden sähköisen ja automaattisen käsittelyn.
Miten voin lähettää verkkolaskun?
Yksi tärkemmistä ja ensimmäisistä käytännön haasteista tulee yleensä siinä vaiheessa, kun asiakkaasi haluaa laskusi nimenomaan verkkolaskuna. Miten se on teknisesti ja käytännössä tehtävissä?
Ihan ensimmäiseksi sinun tulee huolehtia, että yritykselläsi on käytössä verkkolaskun lähettämiseen tarvitaan työkalu, josta on yhteys verkkolaskun välittäjään. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun tulee viimeistään tässä vaiheessa järjestää itsellesi laskutusohjelma tai etsiä taho, joka voisi laskuttaa puolestasi. Tämä saattaa olla mahdollista myös kirjanpitäjän toimesta, joten kannattaa tiedustella asiaa myös häneltä.
Sähköisen laskun lähetysmahdollisuus on kuitenkin kriittinen ominaisuus, kun valitset käyttöösi laskutusjärjestelmää.
Asiakkaanamme sinulla on mahdollisuus saada laskut lähtemään helposti suomen suosituimman taloushallintojärjestelmän eli Visma Fivaldin kautta. Tutustu tarkemmin kirjanpitopalveluumme TAI ota yhteyttä tiimiimme, niin kerromme lisää ja autamme sinua eteenpäin.
Mitä verkkolaskun lähetys maksaa?
Entäpä sitten verkkolaskutuksen hinnoittelu verrattuna vanhaan tapaan lähettää laskut? Yleisesti on helppo todeta, että laskutuksen hinta on lähes aina varmasti halvempi kuin kirjeitse lähetettävän laskun hinta kaikkine työvaiheineen.
Verkkolaskutuksen hinnoittelua on syytä tarkkailla muutamasta eri kulmasta, jotka ovat:
- Välittäjän kulu
- Laskutusohjelman kulu
- Oma laskutukseen kuluva työaika
Välittäjän kulu
Verkkolaskun toimituksesta vastaa toimittaja, joita on Suomessa useita. Lista yleisimmistä toimittajista löytyy täältä. Välittäjä perii niin lähtevästä verkkolaskusta kuin saapuneestakin verkkolaskusta kulun, joka voi erota toimittajien ja hinnoittelusopimusten välillä.
Laskutusohjelman kulu
Nykyään on tarjolla valtavasti erilaisia järjestelmiä myös laskutuksen tueksi ja niiden välinen hinnoittelu voi erota toisistaan paljon. On kuitenkin tärkeä muistaa, että laskutusjärjestelmän valinnassa on paljon erilaisia asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota. Näistä yksi tärkeä on varmasti kokonaiskustannus mutta tarkistettavalla listalla on muitakin, kuten esimerkiksi helppokäyttöisyys, mahdollisuus integroida järjestelmä kirjanpitoon tms. Laskutusohjelmien yleiskulut perustuvat tyypillisesti kuukausi – ja / tai käyttäkohtaisiin maksuihin.
Oma laskutukseen kuluva työaika
Aina yritystoimintaa tehdessä on hyvä myös vertailla oman työajan kulumista erilaisiin hallinnollisiin tai ns. tuottamattomiin asioihin. Sähköisten järjestelmien etu on lähes aina se, että ne säästävät huomattavasti yrittäjän aikaa laajemassa kuvassa. Näin on varmasti myös laskutuksen osalta, kun sinulla on toimivat järjestelmät ja valmiit rekisterit (tuoterekisteri ja asiakasrekisteri) – ei laskun luonti ja lähetys kestä kuin pienen hetken.
Näin ollen voi olla hyvinkin perusteltua ottaa laskutuksen avuksi laskutusjärjestelmiä, jotka mahdollistavat esimerkiksi verkkolaskujen lähettämisen.
Verkkolaskutuksen historia Suomessa
Suomessa verkkolaskutus on ollut teknisesti mahdollista ja käytössä jo vuodesta 1999 alkaen.
Se on kuitenkin vasta viime vuosina selkeästi yleistynyt yritysten ottaessa käyttöön järjestelmiä, jotka mahdollistavat verkkolaskujen vastaanottamisen ja lähettämisen. Aiemmin verkkolaskutus on ollut lähinnä isojen organisaatioiden käytössä oleva laskutusmenetelmä mutta nykyään myös useat uudet yritykset ottavat sähköisen laskutuksen käyttöön heti alusta alkaen.
Miksi verkkolasku on suosittu vaihtoehto nykypäivänä?
Verkkolaskun lähettäminen on nopea ja vaivaton tapa. Se on vastaanottajalla hyvin nopeasti eikä sinun tarvitse erikseen nähdä vaivaa laskun postituksessa. Sähköinen lähetyskanava varmistaa sen, että mahdolliset ongelmat lähetyksessä tulee heti tietoosi, joten laskut eivät mene hukkaan tai jää matkalle tietämättäsi.
Tämä helpottaa myös laskun saajaa, koska laskujen käsittelyyn ei tarvitse käyttää niin paljoa aikaa ja ne ovat perillä hyvin nopeasti ja reilusti ennen eräpäivää. Näin laskun saaja voi unohtaa tilanteet, joissa lasku tulee paperiversiona vain päivää tai kahta ennen eräpäivää ja riski maksun myöhästymisestä ja viivästyskorosta kasvaa.
Verkkolaskuosoitteet
Kuten myös kirjeitse lähetettävän postin osalta, myös verkkolaskuttamisen ehtona on se, että asiakkaallasi on toimiva ja aktiivinen verkkolaskuosoite. Miten verkkolaskuosoitteen saa ja mistä sen voi löytää? Näihin kysymykseen keskitymme oheisella sivullamme: Verkkolaskuosoite
Mikäli taas asiakas ei itse muista ilmoittaa verkkolaskuosoitettaan tai haluat tarkistaa omat tietosi, niin löydät vaivattomasti verkkolaskuosoitteet täältä.