Laskutusohjelman valinta

Jokaisen yrityksen tulee huolehtia siitä, että sillä on keino saada myyntitulot sisään yritykseen. Tyypillisesti tämä toteutuu joko käteismaksujen (nykyään esimerkiksi maksupäätteiden avulla) kautta ja toisaalta usein myös laskutuksella. Jotta voit laskuttaa tehokkaasti ja huolehtia myös laskutuksen jälkeisistä toimista laskun toimitukseen, maksun seurantaan ja tietojen raportoinnista itselle sekä kirjanpitoon – tarvitset tähän useimmiten erillisen laskutusohjelman.

Tällä sivulla tutustummekin tarkemmin laskutusohjelmaan, sen käytön hyötyihin ja muutamaan markkinoilla tarjolla olevaan vaihtoehtoon.

Kohtaamme päivittäin uusia yrittäjiä ja valtaosa pohtii myös laskutuksen työkalujen tarpeellisuutta sekä hankintaa. Tyypillisin kysymys liittyy ajankohdan valintaan eli tarvitsenko sen heti vai voinko ottaa sen vasta myöhemmin, kun toiminnasta saadut tuotot ovat suurempia ja voin ottaa lisää kuluja?

Vastaus kysymykseen vaihtelee paljon asiakkaan nykytilanteen, tulevaisuuden suunnitelmien ja toiveiden mukaisesti. Mikäli liiketoimintamalli ei sisällä laskutusta lainkaan tai vain pieniä määriä, niin ei kannata välttämättä investoida laskutusjärjestelmään vaan huolehtia laskujen lähetyksestä joko kirjanpitäjän avulla tai itse laskupohjia käyttäjien.

Jos taas liiketoiminnan ytimessä on laskuttaa asiakkaita säännöllisesti, niin tällöin laskutusohjelman hankkiminen heti alusta alkaen on järkevää.

Seuraavassa kappaleessa syvennymme tarkemmin syihin, miksi laskutusjärjestelmä kannattaa hankkia.

Laskutusohjelman hankinnasta ja käytöstä on paljon hyötyjä, joiden vuoksi investointi maksaa itsensä oikeassa tilanteessa takaisin välittömästi.

Suurimpia hyötyjä ovat laskutuksen tehostaminen, maksujen valvonta, laskujen lähetys ja raportointi.

Lisäksi järjestelmää käyttäen niin käyttökokemus kuin manuaaliset virheetkin vähenevät huomattavasti verrattuna laskujen manuaalisen tekoon verrattuna.

Seuraavissa kappaleissa tutustumme tarkemmin neljään pääasiaan, joihin kannattaa ehdottomasti tutustu laskutusohjelmaa valitessa.

Nämä viisi asiaa ovat hinta, ominaisuudet, käyttötuki, raportointi.

Lue tarkemmin mainituista asioista seuraavaksi!

Hinnoittelumalleja on useita erilaisia mutta niissä tyypillisesti toistuvat seuraavat asiat:

• Kuukausi – tai vuosimaksu
• Erilaiset palvelutasot, joissa hintaa muuttuu aina seuraavaan tasoon mentäessä samoin kuin esimerkiksi asiakasrekisterin koko, lähetettyjen laskujen määrä tai vaikkapa tuoterekisterin koko tai muut pakettiin kuuluvat ominaisuudet lisääntyvät samalla.

Laskutusohjelman käyttö on yleisesti melko yksinkertaista, mikäli olet käyttänyt aiemminkin laskutusohjelmaa tai vastaavia muita järjestelmiä. Mikäli kuitenkin olet ensimmäistä kertaa kyseisen ohjelmiston käyttäjä, niin kysymyksiä ja ohjeen tarpeita tulee varmasti. Toisaalta taas kokeneempikin käyttäjä joutuu tutustumaan uusiin ominaisuuksiin eli tuen tarve on aina olemassa ja sen saamisen mahdollisuus kannattaa ehdottomasti selvittää.

Vaihtoehtoina voi olla, että laskutusjärjestelmästä saa ohjevideoita ja kirjoitettuja ohjeita mutta ei suoranaista henkilökohtaista neuvontaa. Toisaalta taas tukikieli voi olla muu kuin suomen kieli. Välttääksesi ikäviltä yllätyksiltä, nämä kannattaa selvittää etukäteen.

Kaikilla laskutusohjelmilla pystyy laatimaan laskuja mutta toteuttamistapoja ja lisäominaisuuksia on paljon erilaisia.

Tyypillisimpiä laskutuksen kannalta kriittisiä ominaisuuksia ovat esimerkiksi:

• Tuoterekisteri
• Asiakasrekisteri
• Laskun lähetystavat
• Raportointi
• Saapuneiden maksujen kohdistaminen ja kirjaus avoimiin lähetettyihin laskuihin
  • Liikamaksu
  • Ennakkomaksut
• Alennukset ja niiden käyttäytyminen
• Tuotetuki ja sen saavutettavuus
• Koontilaskutus
• Maksumuistutukset
• Perintätoimet
• Korkolaskut ja koron laskutus

Oheisessa esimerkkilistassa on mainittuja joitain yleisimpiä ominaisuuksia mutta vaadittuihin ominaisuuksiin linkittyy aina oman yrityksen tilanne ja suunnitelmat tulevaisuuden osalta. Jokainen yritys ei siis tarvitse samoja ominaisuuksia ja siksi onkin hyvä pohtia omat tarpeet jo etukäteen.

Lisäksi jossain palvelussa voi olla tarjolla esimerkiksi asiakasrekisteri maksuttomassa versiossa mutta asiakasmäärässä voi olla rajoituksia eli ominaisuuksien laajuus kannattaa selvittää myös tarkasti.

Laskutusohjelman raportointi on tärkeä lisäominaisuus, joka helpottaa huomattavasti myynnin kehityksen ja tilanteen seuraamista.

Raporttien ominaisuuksiin kannattaa myös tutustua tarkkaan ennen valintaa, jotta voit varmistua niiden riittävyyden omiin tarpeisiisi.

Esimerkkejä raporteista ovat esimerkiksi myynnit tuoteryhmittäin, myynnit myyjittäin, myynnit eri alv-kantojen mukaisesti.

Onko laskutusohjelma helppo käyttää ja omaksutko nopeasti sen toimintalogiikan? Entä jos käyttäjiä on useampia, niin oppiiko muutkin käytön tehokkaasti?

Myös käytettävyydellä tai sen vaikeudella voi olla merkittäviäkin säästöjä tai sen kautta tulevia lisähaasteita. Siksi sitäkin kannattaa pohtia laskutusohjelmaa valitessasi.

Laskutusohjelman käytöstä on paljon apua myös kirjanpidossa ja siksi autammekin mielellämme laskutusohjelman valinnassa sekä annamme omia kommenttejamme helpottaaksemme valintaasi.

Jätä yhteydenottopyyntö, niin jutellaan lisää asiasta. Autamme mielellämme!