Laskutusohjelma

Jokaisen yrityksen tulee huolehtia siitä, että sillä on keino saada myyntitulot sisään yritykseen. Tyypillisesti tämä toteutuu joko käteismaksujen (nykyään esimerkiksi maksupäätteiden avulla) kautta ja toisaalta usein myös laskutuksella. Jotta voit laskuttaa tehokkaasti ja huolehtia myös laskutuksen jälkeisistä toimista laskun toimitukseen, maksun seurantaan ja tietojen raportoinnista itselle sekä kirjanpitoon – tarvitset tähän useimmiten erillisen laskutusohjelman.

Tällä sivulla tutustummekin tarkemmin laskutusohjelmaan, sen käytön hyötyihin ja muutamaan markkinoilla tarjolla olevaan vaihtoehtoon.

Ihan aluksi hyvä tutustua tarkemmin vielä siihen, mitä termillä laskutusohjelma yleisesti tarkoitetaan? Laskutusohjelma on siis yksinkertaistaen järjestelmä, jonka avulla voit luoda ja lähettää laskut loppuasiakkaalle.

Vaihtoehtoja laskutusohjelmien markkinassa on valtavasti ja niiden väliset erot voivat olla lopulta hyvinkin pieniä. Tarjonnan runsaudesta johtuen niiden valinta voikin olla haastavaa ja autammekin valinnassa mielellämme!

Olemme käyneet tarkemmin läpi laskutusohjelman valintaan liittyviä pääkohtia oheisella sivullamme: Laskutusohjelman valinta

Yksi useimmiten vastaantulevista kysymyksistä pienten yritysten osalta liittyy siihen, milloin laskutusohjelma on järkevää tai kustannustehokasta hankkia?

Kysymykseen ei ole yhtä oikeaa vastausta vaan kysymyksen kohdallakin onkin hyvä käydä keskustelua juuri esimerkiksi kirjanpitäjän kanssa siitä, miten liiketoiminnan tarpeet, asiakaskokemus maksun hetkellä tai vaikkapa yrityksen oma raportointi toimisi ilman tai yhdessä laskutusohjelman kanssa.

Yleisimmin laskutusohjelma hankitaan siinä vaiheessa, kun laskuja tulee lähettää yksittäisiä laskuja enemmän tai niiden maksujen valvonta aiheuttaa paljon vaivaa ja manuaalista TAI viimeistään siinä vaiheessa, mikäli asiakkaat haluavat saada laskut sähköisesti ja tätä varten tarvitaan väline lähettämään laskut asiakkaan toiveiden mukaisesti.

Laskutusohjelman valintaan kannattaa käyttää hieman aikaa ja miettiä tarkasti mitkä tarpeet ovat nyt sekä miten ne mahdollisesti muuttuvat tulevaisuudessa. On hyvä huomata, että laskutusohjelman voi toki muuttaa milloin tahansa mutta siitä aiheutuu aina lisätyötä ja siksi kannattaakin pyrkiä tekemään pitkäkestoisia päätöksiä, jotta voit käyttää aikaa sitten tulevaisuudessa muuhun kuin uuden järjestelmän käyttöönottoon. Tarpeet toki voivat muuttua ennakoidusta ja silloin ohjelman vaihto on edessä, mutta ainakin tuota todennäköisyyttä kannattaa pienentää hyvällä suunnittelulla.

Lue lisää ja tarkemmin laskutusohjelman valinnan kannalta tärkeistä ohjeista oheiselta sivulta: Laskutusohjelman valinta

Kuten totesimme sivun alussa, laskutusohjelmia on tarjolla paljon erilaisia ja pääominaisuudet ovat samanlaisia. On kuitenkin hyvä muistaa, että yritysten väliset tarpeet voivat erota paljonkin myös laskutusohjelmien osalta ja siksi järjestelmien välisiin eroihinkin kannattaa kiinnittää huomiota.

Tyypillisiä tärkeitä verrattavia asioita ovat esimerkiksi seuraavat asiat:

• Laskutusohjelman hinta ja muut käyttökulut
• Laskujen lähetystavat
• Mahdollisuus integroida laskutusjärjestelmä muihin käytössä oleviin järjestelmiin, esimerkiksi CRM tai muu toiminnanohjausjärjestelmä
• Raportoinnin työkalut

Tätä kysymystä meiltä kysytään myös usein ja mistään erityisestä pakosta ei missään tapauksessa ole kysymys. Mikäli yrityksesi liiketoiminta ei perustu laskutukseen, ei luonnollisestikaan tarvita myöskään laskutusohjelmaa tai vaihtoehtoisesti mikäli laskutusmäärät ovat pieniä, niin manuaalisilla laskupohjillakin pärjää hyvin.

Halutessasi lähettää vain muutamia laskuja laskutusohjelmaa käyttäen, me voimme myös tehdä laskut puolestasi, jolloin säästät itse laskutusohjelman kulut ja siitä huolimatta loppuasiakas saa itselleen esimerkiksi toivomansa sähköisen ostolaskun.

Tarjolla on myös paljon ilmaisia laskutusohjelmia.

Näiden osalta kaksi pääasiaa kannattaa huomioida vaihtoehtoja verratessa:

1. Onko laskutusohjelmassa maksuttomuuden lisäksi kaikki tarvittavat ominaisuudet? Mikäli ei, niin onko niitä mahdollista saada tulevaisuudessa tarpeiden muuttuessa?
2. Koskeeko maksuttomuus vai tiettyjä laskutusmääriä, laskutustyyppejä tai onko maksuttomassa versiossa kaikki tarvittava?

Seuraavaksi tutustumme muutamiin yleisimpiin laskutusjärjestelmiin, joihin törmää usein laskutusjärjestemää pohtiessa ja markkinoiden vaihtoehtoja tutkiessa.

Visma Fivaldi on laajasti käytetty kokonaisvaltainen taloushallintojärjestelmä, jonka avulla voi hoitaa laskutuksen lisäksi koko yrityksen kirjanpidon.

Lisätietoa Fivaldin laskutusominaisuuksista löytyy heidän sivuiltaan.

Lisätietoa Visma Fivaldista löydät myös oheiselta sivultamme: Visma fivaldi

Isoltan järjestelmän avulla pienikin yritys voi aloittaa laskutusjärjestelmän maksuttomalla perusversiolla ja tarpeiden mukaan laajentaa ominaisuuksia maksullisilla ominaisuuksilla.

Lisätietoa Isolta järjestelmästä löydät täältä.

Zervant laskutusjärjestelmä on myös laajasti käytetty pienyrityksen laskutusohjelma, joka tarjoaa myös maksuttoman version tiettyjen rajoitusten puitteissa sekä sitten tarpeiden kasvaessa laajempia maksuttomia paketteja.

Lisätietoa Zervant laskutusjärjestelmä löytyy täältä.

Eebu järjestelmän avulla onnistuu myös laskutus ja sen lisäksi järjestelmä on kokonaisvaltainen toiminnanohjaukseen soveltuva kokonaisuus.

Lisätietoa järjestelmästä, sen hinnoittelusta ja ominaisuuksista löydät täältä.

Kuten aiemmin totesimmekin, on laskutusohjelmasta myös valtavasti hyötyä yrityksen kirjanpidon osalta. Valitessasi laskutusohjelman, josta saa vaivattomasti erilaiset raportit suoraan kirjanpitoon säästät parhaimmassa tapauksessa huomattavasti omaa aikaasi sekä mikä parasta myös kirjanpidon kustannuksia.

Useisiin laskutusohjelmiin on saatavissa myös lisäkäyttäjätunnuksia, jolloin voit antaa kirjanpitäjän hakea raportit suoraan järjestelmästä TAI parhaassa tapauksessa voit jopa kysyä mahdollisuutta integraatioon, jolloin tiedot kulkevat automaattisesti.

Suosittelemmekin lämpimästi, että pohtiessasi ensimmäistä laskutusohjelmaa tai laskutusohjelman vaihtoa, kysyt myös kirjanpitäjältä kommentteja ja vinkkejä sen valintaan.