Kuitti

Kirjanpitoyhteistyön aikana käymme säännöllistä keskustelua kirjanpidon tositteista asiakkaidemme kanssa. Yleisimmin kysymykset liittyvät tositteiden tai kuittien muotovaatimukseen tai siihen, mistä asioista tulisi olla kuitti kirjanpidossa? Käymme tällä sivulla tarkemmin läpi yleisimpiä tositteisiin ja kuitteihin liittyviä kysymyksiä.

Mikäli kaipaat vinkkejä / apuja kuittien muodostamiseksi ja toimittamiseksi kirjanpitoon, autamme mielellämme. Ota vain yhteyttä tiimiimme TAI jätä yhteydenottopyyntö verkkosivujemme kautta. lisätietoa palveluistamme löydät oheisen linkin takaa: Kirjanpitopalvelumme

Mikä on kuitti ja missä tilanteissa sellainen on toimitettava ja missä muodossa se voi olla?

Kuitti on fyysinen tai sähköinen (ekuitti) todistus siitä, että tuote on vaihtanut omistajaa tai kuitilla oleva palvelu on tarjottu ostajalle. Huomionarvoista on myös se, että tässä tapauksessa maksu on tapahtunut siis joko käteisellä tai maksukortilla eli erillistä laskua ei ole saatavissa todisteena.

Voidaksesi huolehtia yrityksen kirjanpidosta kirjanpitolain ja muiden säädösten mukaisesti, on jokaisesta liiketapahtumasta oltava myös tosite. Näin ollen kuitti toimii myös pakollisena tositteena kirjanpidossa maksun.  Mikäli olet ostanut yritykselle tuotteita tai palveluita, tulee kyseinen ostokuitti löytyä kirjanpidosta kyseisen oston todisteena.

Tästä syystä jokainen kuitti onkin äärimmäisen tärkeä säilyttä ja toimittaa kirjanpitoon mieluiten jo vaikka heti sen synnyttyä. Tästä syystä asiakkaidemme käytössä onkin erillinen puhelinsovelluksemme, joka kulkee aina mukanasi ja auttaa sinua lähettämään viiveettä arjessa syntyneet dokumentit kirjanpitoon.

Tutustu tarkemmin sovellukseemme oheisella sivulla: Riihos puhelinsovellus

Monesti meiltä kysytään myös kuitin pakollisia tietoja. Tähän on laissa hyvin eriteltynä pakolliset tiedot:

Kuitissa on oltava seuraavat tiedot:

1) elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja y-tunnus

2) kuitin antamispäivä

3) kuitin tunnistenumero tai muu yksilöivä tieto

4) myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji;

5) tavaroista tai palveluista suoritettu maksu ja suoritettavan arvonlisäveron määrä verokannoittain taikka arvonlisäveron peruste verokannoittain.

Lain löydät kokonaisuudessaan täältä.

Toisinaan voi käydä niin, että kuitti on kadonnut eikä sitä pysty toimittamaan kirjanpitoon. Tällöin on hyvä selvittää, onko kuittia mahdollista saada uudestaan esimerkiksi asiakastililtä sähköisenä tositteena? Mikäli sähköistä kuittia ei ole saatavissa, niin kannattaa olla yhteydessä vastapuoleen, jolta kuittikopio olisi myös mahdollisesti saatavissa.

Jos kuittia ei kuitenkaan voi selvitysten ja lisäpyyntöjen jälkeenkään saada, niin kannattaa ilmoittaa se kirjanpitäjälle ja sitten katsotaan yhdessä tarvittavat toimet kyseisen tapahtuman osalta.

Paras keino kuittien katoamisen välttämiseksi on toimittaa se heti syntymisen jälkeen kirjanpitoon tai vaihtoehtoisesti tallettaa se fyysisesti tai sähköisesti niin, että sen saa hoidettua kirjanpitoon myöhemmin. Meillä apunasi toimii esimerkiksi puhelinsovelluksemme, jonka avulla voit lähettää tiedot meille heti.

Niin sanotut paperiset kuitit ovat vähentyneet jatkuvasti mutta niitä on nykyäänkin vielä valtaosa kaikista tositteista. Sähköinen kuitti yleistyy kuitenkin nopeasti ja sen etuna on esimerkiksi aiemmassa kappaleessa avattu tilanne, jossa kuitti on kadonnut.

Sähköiseen kuittiin liittyy usein myös oma asiakastili, jolta ostot voi tarkistaa ja todistaa vielä myöhemminkin. Vaihtoehtoisesti monet kaupan alan toimijat lähettävät myös sähköisiä kuitteja esimerkiksi sähköpostiin, jolloin ne ovat tulostettavissa tai lähetettävissä eteenpäin esimerkiksi kirjanpitäjälle.

Sähköisten kuittien etu verrattuna fyysisiin kuitteihin on ehdottomasti niiden säilyminen. Monesti vastaan tulee kuitteja, jotka eivät välttämättä ole olleet kauaakaan vaatteiden taskuissa tai autossa mutta valitettavasti niiden sisältöä voi olla jo paikoin todella vaikea lukea. Tästä syystä esimerkiksi kuvaamalla kuitit heti syntyhetkellä, voit varmistua siitä, että siitä on myös luettava versio saatavissa myöhemmin.

Toisinaan törmäämme kysymykseen, että voiko tositteet / kuitin tehdä käsin? Tämä on täysin mahdollista mutta tällöin kannattaa olla tarkkana, että kaikki pakolliset tiedot tulevat mukaan tositteelle. Tällöin kannattaakin käyttää erillistä kuittipohjaa, jonka avulla pakolliset tiedot tulee varmasti huomioitua tositteessa.

Mikäli myyneellä yrityksellä ei ole käytössä asiakastiliä tai sähköisiä kuitteja, voi uuden kuittikopion saaminen jälkikäteen olla haastavaa tai jopa mahdotonta.

On kuitenkin mahdollista, että tietäessäsi tarkan ostohetken ja summan, kuitti on mahdollista saada myös takautuvasti uudelleen. Tätä kannattaakin aina tiedustella uudelleen kyseisen myyjän edustajalta. Nykyään iso osa yrityksistä käyttää toiminnassaan sähköisiä järjestelmiä, joten myös tositteiden kopioiden saaminenkin on aiempaa helpompaa ja todennäköisempää.

Kirjanpitoon liitettyjä kuitteja tulee säilyttää kuuden vuoden ajan. Säilytyksestä ei vastaa verohallinto vaan verovelvollisen tulee itse huolehtia, että kuitit ovat saatavissa esimerkiksi verottajan pyytämän verotarkastuksen yhteydessä.

Verohallinnon tarkat ohjeet ovat löydettävissä täältä.

Kuittien säilyttämisen osalta on tärkeää suunnitella, että kuitit ovat saatavissa esiin myöhemmin ja ne olisi vielä helppoa löytää. Löytämisen lisäksi niiden tulisi olla luettavassa kunnosssa. Tästä syystä onkin hyvä miettiä omalla kohdalla paras tapa säilyttää kuitit – onko se sitten sähköinen vai fyyysinen muoto ja missä niitä kannattaisi pitää valitessasi fyysisen kuitin?

Kuittien toimittaminen kirjanpitoon on monelle se yksi eniten aikaa vievistä tehtävistä kirjanpitoon liittyen. Tämä johtuu siitä, että kuitit ovat monesti monessa eri paikassa ja eri muodoissa. Osa kuiteista tulee paperisena ja osa löytyy sähköisesti.

Yhteistyötä ja arkeasi helpottaaksemme otamme vastaan kuitit missä vain sinulle sopivassa muodossa. Meille voi siis lähettää tositteet niin sähköpostilla, kirjeitse, jaettujen verkkokansioiden kautta tai vaikkapa erillisellä kuittien lähettämiseen tarkoitetulla puhelinsovelluksella.

Tärkeintä on, että jokaisesta elinkeinotoimintaan liittyvästä ostosta on olemassa kuitti, josta käy ilmi aiemmissa kappaleissa kertomamme pakolliset tiedot lähtien oston sisällöstä ja arvonlisäveron erittelystä.

Näin osaamme kirjata oston oikein ja huomioida myös ostoon sisältyvän arvonlisäveron osuuden kausiveroilmoituksen yhteydessä.

Valitettavasti harvoin tiliote yksistään auttaa tässä asiassa. Kuten aiemmin kerroimme, kuitissa tulisi olla tarkka erittely ostoksesta ja siihen liittyvästä veroerittelystä. Tällaisia tietoja lisätään harvoin maksutapahtumaan, joten tarvitaan myös muuta kirjallista tietoa kirjanpitoa ajatellen.

Entä sitten takuukuitti? Mitä eroa sillä on tavalliseen kuittiin verrattuna?

Aiemmin tällä sivulla olemme kertoneet ostokuittiin liittyvistä asioista, joista osa toki koskee myös takuukuittia (esimerkiksi säilyttäminen).

Takuukuittia itsessään ei kuitenkaan viedä kirjanpitoon vaan se on ostajan etujen mukainen tosite, josta käy ilmi ostopäivä ja sovittu tuotteen takuuaika. Näin ollen takuukuittia vastaan voi esittää myyjälle virheilmoituksen tms, mikäli tuotteessa tai palvelussa esiintyy virheitä tai toimivuutta takuuajan puitteissa.

Aiemmin mainituista asioista on toki mahdollista esittää virheilmoitus (tai toisin sanoen reklamaatio) ilman takuukuittiakin, mutta kuitti saattaa monesti helpottaa tuotteen ostohetken yksilöintiä ja takuuajan määrittelyä. Onkin siis molempien osapuolten etu, että tällainen kirjallinen tosite olisi tallessa.

Mikäli käytössäsi ei ole erillistä sähköistä järjestelmää, jonka avulla kuittitositteet muodostuvat automaattisesti niin voit myös käyttää kuittipohjaa. Kuittipohja on siis esimerkiksi pdf tai excel muotoinen muokattava tiedosto, jossa on pakolliset kuitin tietokentät valmiina.

Esimerkki toimivasta kuittipohjasta löytyy täältä.